Onboarding mit Remote Work: schwarze Frau mit Hijab sitzt am Schreibtisch und lächelt zu ihrem Laptop

Mitarbeiter:innen Onboarding in Zeiten von Remote Work: Konzepte und Tipps

Inhalt

Der Wechsel zu Remote Work hat so manche Unternehmenskultur ins Wanken gebracht. Während allgemein im Homeoffice Kommunikationswege neu eingerichtet und die Zusammenarbeit unter Mitarbeitenden neu gestärkt werden muss, stoßen Manager:innen vor allem beim Onboarding auf einige Schwierigkeiten.

Wie digitales Onboarding in Zeiten der digitalen Transformation und Remote Work aussehen kann und welche Tipps und Konzepte dabei helfen können, haben wir im Folgenden zusammengefasst. Denn eins ist klar, diese Entwicklungen werden nicht mit der Coronakrise verschwinden.

Das Mitarbeiter:innen Onboarding allgemein

Definition:

“Onboarding” kommt aus dem Englischen (to take on board) und bedeutet wörtlich das „An-Bord-Nehmen“ neuer Mitarbeitenden.

Dabei unterteilt sich das Onboarding in drei Phasen: 

  • Vorbereitung 
  • Orientierung
  • Integration in das Unternehmen

Ziel des Onboardings, ist es den Mitarbeitenden reibungslos in das Unternehmen einzuführen und ihn langfristig daran zu binden.

Dabei  “sind sich Unternehmer wie Wissenschaftler einig, dass Onboarding der Hebel für Engagement und Motivation ist.” (Florian Baum, Co-Founder YuccaHR).

Denn, in der Einstiegsphase bilden sich neue Kolleg:innen eine Meinung über ihre Arbeitsumgebung und lernen sich mit der Vision des Unternehmens und ihrer eigenen Aufgabe zu identifizieren.

Onboarding: die Challenges

“Jeder dritte Mitarbeiter hat in der Probezeit, schon einmal auf eigenen Wunsch das Unternehmen verlassen.” 

Stepstone, 2020, Umfrage

“Nur jeder zweite wird an seinem ersten Arbeitstag von seinem Vorgesetzten persönlich begrüßt” (Stepstone, 2020, Umfrage)

Die Studie zeigt ganz klar: Die ersten Wochen spielen eine immens wichtige Rolle bei dem Onboarden des/der neuen Kollegen:in. Um einen guten Eindruck zu machen, sollte dieser Zeitraum entsprechend erfolgreich genutzt werden, um Mitarbeitende, aus sozialer Sicht, in das Unternehmen zu integrieren. Denn, diese fühlen sich oftmals nicht genug unterstützt. Dies liegt zum Beispiel an dem fehlenden persönlichen Umgang mit dem Vorgesetzten. Es kann aber auch an der Diskrepanz von Stellenbeschreibung und den Aufgaben der wirklichen Stelle liegen, wie die Umfrage zeigt.

Tipp: “Persönliche Anrufe zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag sind essenzieller Bestandteil eines guten Onboardings. Sie vermitteln Wertschätzung und sind sogar leicht umzusetzen.” (Florian Baum, YuccaHR)

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Das digitale Onboarding

Die Corona-Pandemie hat verdeutlicht, inwiefern zu den allgemeinen Schwierigkeiten des Onboardings durch Remote Work, noch die physische Distanz kommt. Einführungs- und Vorstellungsgespräche müssen plötzlich virtuell stattfinden und Anknüpfungspunkte wie die gemeinsame Mittagspause fallen weg. Wie oben erwähnt handelt es sich hier nicht um eine Phase. Immer mehr Unternehmen schicken Mitarbeitende langfristig ins Homeoffice oder bieten Hybridmodelle an.

Während vorher eine fehlende Anleitung durch den  Vorgesetzten durch den Austausch im Büro abgefangen wurde, muss nun auch die Bindung zum Team erst hergestellt werden. Neue Mitarbeitende brauchen dadurch länger, um sich in die Unternehmenskultur einzufinden und eine emotionale Bindung zu den Kolleg:innen und der Vision des Unternehmens aufzubauen.

Deshalb ist es wichtig zu beachten: Digitales Onboarding braucht Zeit und Geduld, denn Lernprozesse und die soziale Integration werden durch Remote Work verlangsamt.

Somit rückt vor allem die dritte Phase “Integration” im digitalen Onboarding noch mehr in den Fokus.

Neue Mitarbeitende fühlen sich durch Remote Work oft:

  • Einsam, unsicher und ohne mentale Unterstützung
  • Mit Aufgaben und Lernmaterial alleine gelassen
  • Motivationslos
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Um den sozialen und emotionalen Kontakt auch ohne physische Nähe zu stärken, müssen deshalb neue Lösungen und Konzepte her, darunter:

  • Virtuelles Netzwerken
  • Teambuildingmaßnahmen
  • Mentorenprogramme
  • Unternehmensbindung aus der Ferne

Virtuelles Netzwerken 

Es stimmt, soziale Netzwerke waren lange Zeit im Arbeitsalltag aufs Höchste verschrien. 

Zum einen wegen ihres Ablenkungspotentials bei der Arbeit und zum anderen wegen der tiefen Einblicke in das Privatleben des Einzelnen. Mit LinkedIn und Xing etc. hat sich das geändert, große Firmen wie die Telekom zum Beispiel, haben ihre eigenen internen Netzwerke in denen sich Mitarbeiter aus allen Zweigstellen und Departments vernetzten können. Soziale Netzwerke können beim digitalen Onboarding eine weitere wichtige Rolle spielen, um Remote Workern den Einstieg zum Firmennetzwerk zu ermöglichen.

Tipp: Um neuen Kolleg:innen den Einstieg zu erleichtern, können in den ersten Wochen auch organisierte virtuelle Kaffeepausen mit Kolleg:innen eine Möglichkeit zum Kennenlernen und gemeinsamen Zusammenarbeiten darstellen..

Teambuildingmaßnahmen

Virtuelles Netzwerken allein reicht in der Regel jedoch nicht. Damit sich Mitarbeitende richtig kennenlernen können, sind zum Beispiel Teambuidlingevents geeignet. Dabei rückt der berufliche Kontext zunächst in den Hintergrund und Kolleg:innen haben die Möglichkeit sich in einer entspannten Umgebung auszutauschen. Vor allem neuen Kolleg:innen wird dadurch der Einstieg in ein zwangloses Miteinander erleichtert.

Tipp: Das Unternehmen Zwopr bietet eine digitale Lösung, um den Teamzusammenhalt zu stärken. Mit der Zwopr App können sich Kolleg:innen bei Alltagsaufgaben und Corporate Volunteering Events helfen und näher kennenlernen.

Trotz Remote Work müssen diese Events nicht unbedingt digital stattfinden, eine organisierte Fußball-, Volleyball- etc. Mannschaft kann auf viel Begeisterung stoßen!

Mentorenprogramme

Des Weiteren erschweren durch Remote Work die fehlenden Kolleg:innen am Desk das Lernen und Einarbeiten in Prozesse, denn es kann eben nicht kurz nachgefragt werden. Mentorenprogramme mit erfahrenen Mitarbeitenden können hier Abhilfe schaffen und somit das digitale Onboarding und den Einstieg in den eigenen Aufgabenbereich beschleunigen.

Tipp: Durch die digitale Einführung ist der erste Arbeitstag für neue Kolleg:innen eine noch größere “Unbekannte”. Um Unsicherheiten zu verringern, lohnt es sich den Laptop schon einige Tage vorher, mit den benötigten Materialien, zu überreichen. 

Unternehmensbindung aus der Ferne

Dabei geht es beim digitalen Onboarding auch um die Bindung an die Vision der Firma und die Unternehmenskultur. Auch Online darf die Kommunikation aus den oberen Entscheidungsebenen nicht abreißen und neue Mitarbeitende sollten so früh wie möglich in Gepflogenheiten miteinbezogen werden. Denn diese möchten sich wertgeschätzt und mit einbezogen fühlen und sind dadurch motivierter langfristig zu bleiben.

Tipp: Eine nette Geste zum Arbeitseinstieg ist zum Beispiel ein Willkommenspaket inklusive Produkte, Visitenkarte und einem persönlichen Brief. (Haufe)

Fazit

Das Onboarding in Zeiten von Remote Work hat sich zu einem digitalen Onboarding entwickelt. Dabei entsteht vor allem die Schwierigkeit, das neuen Mitarbeitenden der Kontakt zu den Kolleg:innen durch die physische Distanz erschwert wird. Diese brauchen dadurch länger, um sich in die Unternehmenskultur einzufinden und eine emotionale Bindung zu ihrem Team und der Vision des Unternehmens aufzubauen. Es gibt jedoch eine Reihe von Möglichkeiten, mit denen der Einstieg in die Firma problemlos gelingen kann.

Verwandte Beiträge sind:

Quellen:

Stefan Scheller (2020) ´yuccaHR: Das HR-Startup professionalisiert Onboarding virtuell´

Verfügbar unter:

https://persoblogger.de/2020/07/27/yuccahr-das-hr-startup-professionalisiert-onboarding-virtuell/ (4.06.2021)

Haufe Online Redation (2020) ´Remote Onboarding: Tipps für das virtuelle Onboarding`

https://www.haufe.de/personal/hr-management/digitales-onboarding/remote-onboarding-tipps-fuer-das-virtuelle-onboarding_80_521338.html (4.06.2021)

Stepstone Studie (2019) ‘Onboarding im Fokus`

Verfügbar unter: https://media.stepstone.de/e-recruiting/blog/onboarding-studie-so-erleben-fachkrafte-den-start-in-ihren-neuen-job/ (4.06.2021)